Sekretariat przyjmuje korespondencję dotyczącą wszystkich zasobów w Gnieźnie, Pobiedziskach i Kłecku. Korespondencja jest rejestrowana, segregowana i kierowana do Zarządu. Następnie Zarząd kieruje ją, wg kompetencji, do podległych działów i sekcji celem udzielenia odpowiedzi, a przede wszystkim ustosunkowania się do poruszanych w pismach problemów.
Odpowiedzi na pisma rejestrowane są w dziale lub sekcji, które ich udzielają, jak również w sekretariacie.
W sekretariacie można uzyskać poradę również telefonicznie. Jak informuje zapowiedź, rozmowy te są nagrywane i rejestrowane.
Ponadto każdy zainteresowany może swoje problemy przedstawić członkom Rady Nadzorczej i Zarządu bezpośrednio na tzw. dyżurach. Dyżury te pełnione są w każdy poniedziałek w godz. od 15:00 - 16:00 w pok. nr 13 na I piętrze.Informację o dacie dyżuru można uzyskać w sekretariacie Spółdzielni. W sprawach trudnych członkowie Zarządu przyjmują każdego dnia.
Średnio sekretariat rejestruje rocznie ok. 5500 pism i wniosków. Przez sekretariat przechodzi również korespondencja wysyłana na zewnątrz, tj. odpowiedzi, faktury, zawiadomienia, informacje i inne. Rocznie wysyłanych jest ponad 100.000 pism. Obsługuje on ok. 70 mieszkańców dziennie, a liczba odbieranych i wybieranych połączeń telefonicznych w ciągu dnia przekracza 90.