List polustracyjny dotyczący przeprowadzonej lustracji Gnieźnieńskiej Spółdzielni Mieszkaniowej za okres od 1.01.2009r do 31.12.2011r

Zgodnie z umową zawartą w dniu 27 czerwca 2007 roku między Związkiem rewizyjnym Spółdzielni Mieszkaniowych RP w Warszawie, a Gnieźnieńską Spółdzielnią Mieszkaniową w Gnieźnie, w dniach od 16 lipca do 17 września 2012 roku przeprowadzona przez Związek lustracja pełna działalności Spółdzielni za okres od 01.01.2009 roku do 31.12.2011 roku.

Przedmiotem lustracji były następujące zagadnienia:

11 Organizacja Spółdzielni.

- statut Spółdzielni oraz wewnętrzny system normatywny (kompletność i poprawność merytoryczna regulaminów),

- działalność organów Spółdzielni,

- struktura organizacyjna służb etatowych Spółdzielni.

12 Stan prawny gruntów będących we władaniu Spółdzielni (i budynków z nimi związanych oraz racjonalność ich wykorzystania).

13 Sprawy członkowskie i dyspozycja lokalami.

14 Gospodarka zasobami mieszkaniowymi:

- stan ilościowy oraz estetyczno – porządkowy i techniczny budynków i ich otoczenia,

- koszty i przychody gzm oraz prawidłowość ustalania opłat za używanie lokali,

- gospodarka lokalami użytkowymi, ze szczególnym uwzględnieniem lokali wynajmowanych,

- terminowość wnoszenia opłat przez użytkowników lokali i windykacja należności Spółdzielni,

- treść umów o usługi komunalne i ich realizacja (wodno-kanalizacyjne, wywóz śmieci, ciepło).

15 Gospodarka remontowa w zasobach mieszkaniowych:

- nadzór techniczny i ustalanie potrzeb remontowych, ze szczególnym uwzględnieniem działań energooszczędnych,

- akumulacja środków finansowych a remonty,

- tryb doboru wykonawców robót remontowych, treść zawartych umów i ich realizacja.

16 Gospodarka finansowa:

- stan funduszów, wielkość wolnych środków finansowych i sposób ich wykorzystania, efektywność zaangażowania finansowego Spółdzielni w zakup akcji lub udziałów w innych podmiotach gospodarczych,

- rozliczanie kosztów ogólnych Spółdzielni,

- obsługa spłaty kredytów mieszkaniowych,

- terminowość regulowania zobowiązań finansowych Spółdzielni (podatki, ZUS, PFRON),

- dochodzenie należności Spółdzielni, w tym dotacji budżetowych,

- rozliczenia finansowe z członkami z tytułu wkładów.

17 Ocena realizacji przez Spółdzielnię obowiązków wynikających z ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych.

Lustracja nie obejmowała badań sprawozdań finansowych Spółdzielni w rozumieniu art. 88a Prawa spółdzielczego jak również weryfikacji rozliczeń kosztorysowych.

Ustalenia lustracji wynikają ze stwierdzonych faktów na podstawie przedłożonych lustratorom dokumentów oraz wyjaśnień złożonych przez pracowników Spółdzielni.

W szczególności ustaleniom lustracji służyły:

- dokumentacja pracy organów samorządowych Spółdzielni,

- dokumenty członkowskie,

- dokumentacja nadzoru technicznego nad zasobami i dokumentacja dotycząca wykonanych remontów,

- dokumentacja i ewidencja finansowo księgowa,

- plany gospodarczo-finansowe.

Ustalenia lustracji zostały zawarte w protokóle lustracji, który łącznie z niniejszym listem polustracyjnym stanowi integralną całość. Protokół lustracji został podpisany przez Zarząd Spółdzielni bez zastrzeżeń.

Poprzednia lustracja została przeprowadzona przez Związek Rewizyjny Spółdzielni Mieszkaniowych RP w 2009 roku i obejmowała całość działania Spółdzielni w latach 2006 – 2008. Ocena działalności Spółdzielni wraz z wnioskami zawartymi w liście polustracyjnym Związku była przedstawiona Walnemu Zgromadzeniu Członków w 2010 roku, które jednak nie podejmowało uchwał w tym zakresie.

W okresie objętym lustracją Spółdzielnia działała w oparciu o statut uchwalony w 2003 roku, ze zmianami wprowadzonymi w 2004 i 2006 roku. Statut ten został dostosowany do wymogów znowelizowanej ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych uchwałą Zebrania Przedstawicieli Członków z dnia 23.10. 2009r. i wpisany do KRS w dniu 11.03.2010 roku.

Ostatnie zmiany statutu wraz z jego tekstem jednolitym zostały uchwalone 26 kwietnia 2011 roku i zarejestrowane w KRS.

Spółdzielnia posiada także szereg unormowań wewnętrznych o charakterze regulaminowym wynikających z postanowień statutu i jej potrzeb. Unormowania te są kompletne i poprawne merytorycznie. Wskazane jest jednak dokonanie analizy treści regulaminów uchwalonych we wcześniejszym okresie pod kątem ich zgodności z aktualnym stanem prawnym.

Lustracja nie wykazała uchybień bądź nieprawidłowości w zakresie częstotliwości, terminowości i sposobu zwołania grup członkowskich i Zebrań Przedstawicieli Członków w 2009 roku oraz Walnych Zgromadzeń, które odbyły się w 2010 i 2011 roku. Dokumentacja przebiegu obrad tych organów jest kompletna i właściwie przechowywana.

Rada Nadzorcza zgodnie z zakresem swoich statutowych kompetencji zajmowała się najważniejszymi sprawami związanymi z działalnością Spółdzielni, a w szczególności wypełnianiem funkcji kontrolno-nadzorczej. Również sposób dokumentowania pracy tego organu i podejmowania uchwał nie budzi zastrzeżeń.

Statutowymi organami (od 2011 roku) są także Samorządy Mieszkańców, których działanie było zgodne z postanowieniami statutu i regulaminu.

W okresie objętym lustracją Zarząd kierował bieżącą działalnością Spółdzielni jako podmiotu gospodarczego, podejmował decyzje zgodnie z kompetencjami statutowymi, które zostały właściwie udokumentowane. Tryb zwoływania posiedzeń zarządu, obradowania i podejmowania uchwał był zgodny z wymogami regulaminowymi.

Uchwalona przez Radę Nadzorczą struktura organizacyjna Spółdzielni zapewnia warunki prawidłowej realizacji jej zadań jako podmiotu gospodarczego.

Dokumentacja pracownicza jest kompletna i prowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami, a zasady organizacji pracy i wynagradzania normują stosowne regulaminy.

Funkcjonujący w Spółdzielni system kontroli gospodarczej i ochrony mienia nie budzi zastrzeżeń w aspekcie przyjętych rozwiązań oraz sposobu ich realizacji.

Spółdzielnia prowadzi różnorodne formy działalności społeczno-kulturalnej, która jest finansowana z opłat wnoszonych przez członków oraz przychodów własnych tej działalności.

Z ustaleń lustracji wynika, iż stan uregulowania prawnego gruntów pozostających we władaniu Spółdzielni umożliwił bieżącą realizację przez Spółdzielnię wniosków członków o ustanowienie odrębnej własności lokali. Według stanu na dzień 31.12.2011 roku status odrębnej własności posiadały 2.823 lokale.

Badania dotyczące spraw członkowsko-mieszkaniowych wykazały prawidłowość działań Spółdzielni w tym zakresie. Zastrzeżeń nie budzi także sposób prowadzenia dokumentacji członkowskiej oraz wymaganych Prawem spółdzielczym rejestrów.

W okresie objętym lustracją Spółdzielnia zakończyła realizację 12 garaży w Gnieźnie na osiedlu Łokietka.

Zasady prowadzenia tej inwestycji, poprawność jej przygotowania, tryb doboru wykonawców, treść zawartych umów i ich realizacja, zasady finansowania oraz rozliczeń były przedmiotem poprzedniej lustracji, która nie wykazała nieprawidłowości działań spółdzielni w zakresie przygotowania inwestycji i jej realizacji.

Przeprowadzony w czasie lustracji selektywny przegląd zasobów mieszkaniowych wykazał, iż są one utrzymane w ogólnie dobrym stanie estetyczno-porządkowym oraz technicznym – możliwym do ustalenia w trakcie wizualnego przeglądu.

Z ustaleń lustracji wynika, że godnie z wymogami ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych Spółdzielnia prowadzi odrębnie dla każdej nieruchomości ewidencję i rozliczenie przychodów i kosztów eksploatacji oraz ewidencję przychodów i wydatków funduszu remontowego.

W latach 2009-2011 działalność Spółdzielni w zakresie gospodarki zasobami mieszkaniowymi zamykała się niedoborem przychodów w stosunku do poniesionych kosztów wynoszącym: 553.755,-zł. 966.356,-zł i 742.325,-zł

W działalności gospodarczej, e wszystkich latach badanego okresu, Spółdzielnia osiągała dodatnie wyniki finansowe wynoszące netto:

- w 2009 roku - 1.194.381,35zł,

- w 2010 roku - 990.252,57zł,

- w 2011 roku – 2.155.110,67zł.

Decyzje o sposobie rozdysponowania tych nadwyżek w poszczególnych latach podejmował najwyższy organ Spółdzielni.

Według stanu na dzień 31.12.2009 roku zaległości w opłatach za używanie lokali mieszkalnych wyniosły 2.262.808,-zł., co stanowiło 6,9% rocznego wymiaru opłat, a na koniec 2011 roku wskaźnik tych zaległości wzrósł do 7,4%.

W odniesieniu do należności od lokali użytkowych wskaźnik zadłużeń w opłatach na koniec 2009 roku wynosił 4,7% rocznego wymiaru opłat od tych lokali, a na koniec 2011 roku wskaźnik ten wzrósł do 6,2%, a należności z tytułu użytkowania garaży na koniec 2011 roku stanowiły 2,4% rocznego wymiaru opłat.

Wprawdzie występujący poziom zaległości w opłatach jest niższy od przeciętnego w spółdzielniach mieszkaniowych jednak znaczący udział zaległości długoterminowych w ogólnej kwocie zadłużeń wskazuje na konieczność dalszej intensyfikacji prowadzonych działań windykacyjnych.

Lustracja nie wykazała nieprawidłowości w gospodarce lokalami użytkowymi, a w zawartych umowach najmu interesy Spółdzielni zostały zabezpieczone.

Także umowy z dostawcami usług komunalnych i innych usług związanych z eksploatacją zasobów są kompletne, a ich postanowienia w zakresie ochrony interesów Spółdzielni nie budzą zastrzeżeń poza umowami, które zostały opisane w protokóle lustracji.

W badanym okresie Spółdzielnia przeprowadziła okresowe przeglądy stanu technicznego zasobów. Wyniki tych przeglądów były podstawą ustalenia potrzeb remontowych, które były uwzględniane w rocznych, rzeczowo-finansowych planach remontów.

W spółdzielni przestrzegane są wymogi art. 62 Prawa budowlanego w zakresie przeprowadzania kontroli stanu technicznej sprawności instalacji budynków. Kontrole te były przeprowadzane w zakresie i z częstotliwością określoną Prawem budowlanym, a ich wyniki zostały odnotowane w książkach obiektu budowlanego, prowadzonych zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Poniesione przez Spółdzielnię nakłady na roboty remontowe w wysokości:

- 5.675.363,14zł w 2009 roku,

- 4.091.767,60zł w 2010 roku

- 7.299.074,17zł w 2011 roku

Zostały sfinansowane środkami zakumulowanymi na funduszu remontowym, którego saldo na koniec 2011 roku wyniosło 9.568.685,96zł.

Roboty remontowe w zasobach Spółdzielni realizowane były przez obcych wykonawców, którzy zostali wyłonieni w procedurach określonych normami wewnętrznymi Spółdzielni; prace o mniejszym zakresie rzeczowo-finansowym oraz bieżące naprawy były realizowane siłami własnymi Spółdzielni.

Umowy zawarte z obcymi wykonawcami zapewniały należytą ochronę interesów Spółdzielni poprzez postanowienia określające m. innymi kary za złą jakość lub nieterminowe wykonanie prac.

Zastrzeżeń nie budzi realizacja tych umów, jak również sposób dokumentowania i rozliczania robót remontowych oraz sprawowanie nadzoru nad wykonanymi pracami.

Spółdzielnia posiada wystarczająco określone podstawy normatywne jej gospodarki finansowej.

Ewidencja księgowa Spółdzielni prowadzona była na bieżąco w oparciu o Politykę Rachunkowości i Zakładowy Plan Kont dostosowany do wymogów ustawy o rachunkowości, a także terminowo i prawidłowo sporządzono sprawozdania finansowe. Sprawozdania te były poddane badaniu przez biegłych rewidentów, zatwierdzane przez najwyższy organ Spółdzielni i złożone w uprawnionych instytucjach.

Lustracja nie wykazała nieprawidłowości działań Spółdzielni w zakresie gospodarki kasowej, rozliczeń z członkami z tytułu wkładów oraz rozliczeń z bankiem z tytułu spłaty kredytów mieszkaniowych i należnych odsetek, co potwierdzają wyniki kontroli przeprowadzanych przez PKO BP SA.

Ogólna sytuacja finansowa Spółdzielni w badanym okresie umożliwiała bieżące regulowanie zobowiązań o charakterze publiczno-prawnym oraz wobec dostawców robót i usług.

Spółdzielnia posiadała także wolne środki finansowe zdeponowane na terminowych lokatach bankowych uzyskując dodatkowe przychody z tytułu oprocentowania, które zostały przeznaczone na finansowanie jej statutowej działalności.

Na tle ustaleń zawartych w protokole lustracji oraz oceny niniejszego listu polustracyjnego pożądane byłoby, aby organa samorządowe Spółdzielni rozważyły podjęcie następujących działań:

1. Dokonać analizy treści unormowań wewnętrznych pod kątem pełnej zgodności ich postanowień z wymogami znowelizowanego statutu i obowiązującego stanu prawnego.

2. Zintensyfikować działania w zakresie zwiększania skuteczności windykacji zaległości w opłatach za używanie lokali.

3. Kontynuować działania zmierzające do dostosowania umów na usługi wodnokanalizacyjne i dostawę ciepła do zgodności z obowiązującymi przepisami, a także doprowadzić do uzupełnienia umów opisanych w protokóle o postanowienia dotyczące bonifikat i kar za złą jakość bądź niewłaściwe świadczenie usług.

Przedstawiając powyższe Związek informuje, iż z art. 93 § 4 Prawa spółdzielczego, wnioski z przeprowadzonej lustracji winny być przedstawione przez Radę Nadzorczą najbliższemu Walnemu Zgromadzeniu, które ich rozpatrzenie powinno skwitować stosowną uchwałą.

Uprzejmie prosimy o powiadomienie Związku o sposobie realizacji ww. wniosków.

PREZES ZARZĄDU

Jerzy Jankowski